Die Vergabe der Präsenzplätze sollte vorab erfolgen. Damit stellen Sie für die Studierenden eine wichtige Planbarkeit her, denn diese müssen dies für sich persönlich auch über mehrere Lehrveranstaltungen hinweg praktikabel abstimmen. Mit ILIAS können Sie die Studierenden einfach entweder in Kohorten einteilen, denen dann jeweils unterschiedliche Präsenzzeiten zugeordnet werden oder ein Buchungssystem für die vorhandenen Plätze und einzelne Präsenztermine umsetzen. 

Das ILIAS-Objekt „Gruppen“ kann verwendet werden, um Studierende in Kohorten einzuteilen. Entweder Sie ordnen alle Studierenden dabei selbst einer Gruppe zu, oder Sie lassen die Auswahl einer Gruppe durch die Studierenden zu. Dabei kann eingeschränkt werden, dass jeweils nur eine Gruppe pro Studierenden/Studierender gewählt werden kann. Die jeweiligen Termine oder besondere Unterlagen können Sie dann jeweils in den einzelnen Gruppen bereitstellen. Die Organisation über die ILIAS-Gruppen ist geeignet, wenn mit festen Gruppen in den Präsenzterminen (eventuell auch während der Arbeitsphasen) gearbeitet werden soll, bzw. wenn sichergestellt werden soll, dass jede:r Studierende:r die Chance erhält, die gleiche Anzahl an Präsenzterminen wahrzunehmen. Die Gruppenbereiche in ILIAS können auch zur weiteren Gruppenarbeit und –betreuung genutzt werden. 


Das ILIAS-Objekt „Sitzungen“ ermöglicht eine Buchung von begrenzt zur Verfügung stehenden Plätzen für einzelne Termine. Dabei kann eine An- und Abmeldung mit einer Warteliste für Nachrücker realisiert werden. Die Vergabe erfolgt nach Reihenfolge der Buchung. Daher sollten nicht alle Termine auf einmal zur Buchung freigeben werden, um zu einer gerechteren Verteilung zu kommen. Die Anmeldung kann frei zugänglich sein oder die Bestätigung durch die Lehrperson voraussetzen.

 
Seitens der Datenverarbeitungszentrale (DVZ) wurde zudem eine digitale Anwesenheitsliste entwickelt. Eine An- und Abmeldung zur Anwesenheit, ob für das Gebäude, eine Besprechung oder Lehr-, Praxis- und Prüfungsveranstaltung, ist immer über den QR-Code oder die öffentliche ID von jedem Rechner oder Smartphone möglich. Diese hängen in den Fluren und Gebäudebereichen entsprechend aus.